Mengelola File dan Folder Order Terjemahan

Masih terngiang di telinga saya saat masih berstatus ‘pahlawan tanpa tanda jasa’. Seorang motivator mengatakan, ‘Every child is unique and special.’ Dan saya pun sadar bahwa saat ini kata ‘child’  harus saya samakan dengan kata ‘client’ dan jadinya ‘Every client is unique and special.’ Maaf agak lebay tapi semoga Anda setuju dengan kutipan saya. 😀

Saya tidak tahu pasti apakah Anda termasuk penerjemah dengan proyek bejibun, namun entah itu bejibun atau tidak, kita tetap wajib waspada [waspadalah, waspadalah — plagiat dikit gak papa ya].

Mari kita berimajinasi sedikit [saya mengajak Anda untuk berimajinasi dan membuat gambaran seakan-akan kejadian itu nyata adanya]. Anda saat ini adalah seorang penerjemah dengan 1 atau 2 klien. Nah, volume proyeknya pun tidak terlalu banyak. Saat mengelola file atau folder dari klien yang bersangkutan, tentu saja akan sangat mudah. Kita tinggal buat satu folder dan diisi folder yang lain di dalamnya yang di dalam masing-masing folder tersebut berisi file yang sudah atau akan diterjemahkan [maaf mbulet]. 😀

Idealnya, setidaknya menurut saya, kita sebaiknya membuat folder per tahun, per bulan, per klien, dan per nama PM [Project Manager] serta bisa juga diperinci per nama proyek untuk memudahkan pelacakan. Contoh kasusnya begini:

Anda memiliki 10 klien yang berbeda pada tahun 2012 ini. Proyeknya pun berbeda-beda dan dengan intensitas yang sangat tinggi pula [mulai aliran proyek itu sendiri sampai segala hal terkait proses administrasi – PO [Purchase Order], Invoice, Job Contract, dll]. Cara mengatasinya adalah sebagai berikut:

Buat 1 Folder dengan nama PROJECT 2012 [atau nama lain yang mudah Anda ingat atau memudahkan pekerjaan pelacakan Anda]. Dalam folder ini, buatlah 2 folder lagi [1 untuk proyek yang sudah atau akan dikerjakan dan 1-nya untuk keperluan administrasi]. Contoh PROJECT 2012 –> PROJECT [berisi proyek terjemahan] dan PROJECT HISTORY [berisi adiministrasi proyek, seperti PO, invoice, TOP, dll]. Dari folder PROJECT tersebut Anda bisa masukkan 12 folder berdasarkan nama bulan [January-December]. Lalu, buat folder di masing-masing folder BULAN tersebut. Ilustrasinya:

PROJECT -> JANUARY -> CLIENT 1, CLIENT 2, CLIENT 3, CLIENT 4, CLIENT 5, CLIENT 6, CLIENT 7, CLIENT 8, CLIENT 9, dan CLIENT 10.

Lalu, di masing-masing subfolder [folder yang ada dalam JANUARY atau sebut saja folder CLIENT 1, CLIENT 2, dst.] buatlah folder lagi di dalamnya yang bergantung jumlah proyek yang dikirim oleh klien kepada Anda, berdasarkan urutan waktu pengiriman proyek. Contoh, CLIENT 1 mengirimkan 20 proyek dalam sebulan. Anda bisa membuat folder dalam CLIENT 1 dengan nama 1, 2, 3, dst. sampai 20 folder yang tentunya berisi berbagai file atau dengan nama yang menurut Anda unik. Begitu pun kalau CLIENT 2, 3, 4, dst. mengirimkan proyek pada bulan yang sama. Lakukan hal yang sama juga.

Nah, kalau ada satu klien/agensi yang memiliki beberapa PM dengan masing-masing proyeknya, bagaimana cara mengatasinya? Tunggu sebentar, apakah Anda pernah mengalami hal seperti ini? Anda berurusan dengan 3-4 PM yang berbeda padahal berada dalam satu atap [sebut saja agensi X dengan PM A, B, dan C]. Kalau kejadiannya seperti ini, Anda harus pandai-pandai mengelola arsip [gagal, uang melayang padahal keringat sudah bercucuran]. Apalagi kalau proyeknya bersifat ‘lu kerjain proyeknya dulu ya entar laporin ke gue habis itu’ , Anda harus membuat folder per PM dalam folder klien yang memiliki sistem kerja seperti ini, dan buatlah folder lagi dalam masing-masing folder PM. Ilustrasinya:

PROJECT –> JANUARY –> CLIENT 1 –> PM A, PM B, dan PM C: PM A [folder 1, 2, 3, 4, 5, 6, dst.], PM B [folder 1, 2, 3, 4, 5, 6, dst.], PM C [folder 1, 2, 3, 4, 5, 6, dst.].

Lalu bagaimana dengan folder terkait PO, invoice, dll. seperti yang saya sebutkan di atas? Kurang lebih prosesnya sama. Pasti bingung ya? 😉

Catatan:

Setiap penerjemah memiliki sistem administrasi sendiri. Contoh di atas adalah salah satunya. Jika Anda memiliki sistem administrasi yang lebih efektif dan canggih, monggo dibagi di sini. Saya akan dengan senang hati menyalin dan merekat tulisan Anda di sini. Sharing is wonderful and makes us alive…..

Memopulerkan bahasa Indonesia:

Folder –> Pelipat

File –> Berkas  

   

Advertisements

4 responses to “Mengelola File dan Folder Order Terjemahan

  1. Aku mengatur folder berdasarkan nama klien, karena itu mudah kuingat. Selain materi terjemahan, di dalam folder itu terdapat kontrak/PO.

    Invoice sengaja kubuat terpisah, dengan penamaan file-nya dibuat konsisten berdasarkan klien-nama proyek-tanggal. Ini memudahkan pemantauan arus kas dan pada akhirnya urusan perpajakan 😉

    • Terima kasih banyak sudah berbagai sistem administrasinya di sini, Mbak Dina. 🙂 Best regards, Ahnan Alex ______________________________________________ Address|| Jl. Kedondong Raya H9-26, Perum Bugul Permai -BugulKidul, Pasuruan – East Java, Indonesia 67121 Phone(s)|| +6283837785509, +628563166636 Email(s)||alex.ahnan@gmail.com,ahnanalex@yahoo.com Profiles||TranslatorsCafe/ahnanalex,Proz.com/ahnanalex IM(s)|| ahnanalex(skype), ahnanalex(Y!M)

      ________________________________

  2. Boleh minta contoh PO , invoice dan segala yg berhub denganadmin? Sy sedang belajar menjadi penerjemah. Mohon saran langkah awal hrs sy mulai dari mana? Thx.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s